etika sekretariet di tempat kerja

ETIKA SEKRETARIS DI TEMPAT KERJA

DECEMBER 2, 2015TIKWIDWIRAHAYUS

MAKALAH 

ETIKA  SEKRETARIS DI TEMPAT KERJA

Tugas Mata Kuliah Etika Profesi Administrasi

Pembina: Sutirman, M.Pd.

Oleh

Tikwi Dwi Rahayu Saputriyani (14811134020)

PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

TAHUN 2014

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Sekarang ini banyak sekali perusahaan asing yang berkembang di Indonesia, hal ini memberikan peluang yang sangat besar bagi seorang sekretaris. Sekretaris membantu memudahkan pekerjaan direktur atau pemimpin perusahaan, membantu disini dalam hal mengurus segala urusan dan keperluan yang berhubungan dengan pekerjaan pimpinan. Maka tak heran jika saat ini banyak sekali yang beminat untuk bekerja menjadi seorang sekretaris.

Seorang sekretaris dituntut harus bisa melakukan berbagai pekerjaan. Selain itu sekretaris adalah pintu gerbang sebuah perusahaan, bahkan dapat dikatakan bahwa perusahaan itu bagus atau tidaknya dapat di lihat dari sekretarisnya, sehingga kita sebagai seorang sekretaris harus menjaga sikap dan perilaku baik itu didalam kantor maupun di luar kantor.

Bahkan sekretaris memiliki Kode Etik khusus bagi sekretaris yang di buat oleh IKATAN SEKRETARIS INDONESIA. Dalam dunia kerja pengamalan etika sangatlah penting. Dikatakan penting karena dengan penerapan etika dalam dunia kerja akan memudahkan seseorang menyesuaikan diri, memudahkan menjalin hubungan dengan orang lain dan memudahkan untuk diterima dan dihargai di muka umum.

Etika juga dapat diterapkan dimana saja misalnya pada saat menerima tamu, dalam dunia kesekretarisan ada yang namanya etika menerima tamu. Bila sekretaris dapat mengamalkannya dengan baik, maka akan membuka dan menjalin hubungan baik dengan relasi atau tamu tersebut. Tamu yang datang akan merasa di hargai, sehingga mereka merasa nyaman dan senang untuk berhubungan dengan perusahaan kita.

Namun pada kenyataannya di dalam dunia kerja masih ada sekretaris yang kurang memahami apa itu etika dan apa saja jenis etika yang ada di lingungan kerja khususnya bagi seorang sekretaris.

1. Identifikasi Masalah

Terdapat beberapa permasalahan terkait dengan dunia kerja sekretaris, diantaranya adalah:

1. Kurangnya pemahaman apa saja etika yang harus di terapkan oleh sekretaris dalam dunia kerja.
2. Kurangnya penerapan etika bagi sekretaris dalam dunia kerja.

1. Pembatasan Masalah

Makalah ini akan difokuskan pada materi mengenai pentingnya pemahaman dan pengamalan etika bagi seorang sekretaris dalam dunia kerja.

1. Rumusan Masalah

Berdasarkan pembatasan masalah di atas, maka masalah dalam makalah ini dirumuskan sebagai berikut:

1. Apa saja etika yang harus di terapkan oleh sekretaris dalam dunia kerja?
2. Bagaimanakah cara untuk menerapkan etika sekretaris dalam dunia kerja?

1. Tujuan Penulisan

Makalah ini bertujuan untuk:

1. Agar sekretaris paham dan mengerti apa itu etika sekretaris.
2. Agar sekretaris mengetahui apa saja etika yang ada di dunia kerja bagi sekretaris .
3. Agar sekretaris mengamalkan dan menjalankan etika tersebut dalam dunia kantor

1. Manfaat Penulisan
2. sekretaris akan lebih memahami apa itu etika bagi sekretaris.
3. Sekretaris mengetahui apa saja etika yang ada dalam dunia pekerjaan bagi sekretaris
4. Sekretasir mengamalkannya dalam dunia kerja
5. menciptakan Sekretaris yang profesional dalam dunia pekerjaan.

BAB II

TEORI DAN PEMBAHASAN

1. TEORI

• Pengertian Etika

Dalam kehidupan sehari-hari, etika sering disamakan dengan istilah etiket atau moral. Secara etimologi, Etika berasal dari bahasa Yunani “ethicos” atau berasal dari kata Latin “ethicus” yang berarti kebiasaan. Etika juga bisa di artikan sebagai norma – norma, nilai – nilai, kaidah – kaidah dan ukuran – ukuran bagi tingkah laku manusia yang baik. Sebagai disiplin ilmu, etika merupakan cabang filsafat, yang mempelajari pandangan-pandangan dan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesusilaan.

Etika menurut para ahli:

• Menurut Robert G. Solomon, seperti yang dikutip oleh Thomas Wiyasa Bratawidjaja (1996, 243) bahwa moral menekankan pada karakter dan sifat-sifat individu bukan pada aturan dan ketaatan. Misalnya: kebajikan, rasa sedih, kerendahan hati dan lain-lain.
• O. P. Simorangkir menjelaskan etika atau etik sebagai pandangan manusia dalam berperilaku menurut ukuran dan nilai yang baik.
• Sidi Gajalba dalam sistematika filsafat, etika adalah teori tentang tingkah laku perbuatan manusia dipandang dari segi baik dan buruk, sejauh yang dapat ditentukan oleh akal.
• H. Burhanudin Salam adalah cabang filsafat yang berbicara mengenai nilai dan norma – norma yang menentukan perilaku manusia dalam hidupnya.

Etika berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh individu atau masyarakat untuk menilai apakah tindakan – tindakan yang telah dikerjakannya itu salah atau benar, baik atau buruk, Jadi pada dasarnya sasaran etika adalah moralitas individu tersebut. Etika dibedakan menjadi dua:

1. Etika Umum

Berbicara megenai kondisi – kondisi dasar bagaimana manusia bertindak secara etis, bagaimana manusia mengambil keputusan etis, teori – teori etika dan prinsip–prinsip moral dasar yang menjadi pegangan bagi manusia dalam bertindak serta tolak ukur dalam menilai baik atau buruknya suatu tindakan. Etika umum dapat dianalogkan dengan ilmu pengetahuan yang membahas mengenai pengertian umum dan teori – teori.

1. Etika Khusus

Mengenai penerapan prinsip – prinsip moral dasar dalam berbagai bidang kehidupan yang khusus.

• Manfaat Etika

Manfaat etika menurut (Ketut Rinjin, 2004 melalui Sjafri Mangkuprawira, 2006) yaitu :

1. Manusia hidup dalam jajaran norma moral, religius, hukum, kesopanan, adat istiadat dan permainan. Oleh karena itu, manusia harus siap mengorbankan sedikit kebebasannya.
2. Norma moral memberikan kebebasan bagi manusia untuk bertindak sesuai dengan kesadaran akan tanggung jawabnya = human act, dan bukan an act of man. Menaati norma moral berarti menaati diri sendiri, sehingga manusia menjadi otonom dan bukan heteronom.
3. Sekalipun sudah ada norma hukum, etika tetap diperlukan karena norma hukum tidak menjangkau wilayah abu-abu, norma hukum cepat ketuinggalan zaman, sehingga sering terdapat celah-celah hukum, norma hukum sering tidak mampu mendeteksi dampak secara etis dikemudian hari, etika mempersyaratkan pemahaman dan kepedulian tentang kejujuran, keadilan dan prosedur yang wajar terhadap manusia, dan masyarakat, asas legalitas harus tunduk pada asas moralitas.
4. Manfaat etika adalah mengajak orang bersikap kritis dan rasional dalam mengambil keputusan secara otonom, mengarahkan perkembangan masyarakat menuju suasana yang tertib, teratur, damai dan sejahtera.
5. Perlu diwaspadai nahwa ”power tend to corrupt”, ”the end justifies the means” serta pimpinan ala Machiavellian, yang galak seperti singa dan licin seperti belut.

Dalam kehidupan sehari-hari ada banyak sekali manfaat mempelajari etika diantaranya:

1. Dapat membantu mengambil pendirian dalam beragam pandangan dan moral.
2. Dapat membantu membedakan mana yang baik dan mana yang buruk.
3. Dapat membantu seseorang menentukan pendapatnya.

• Jenis Etika

Jenis etika dibedakan menjadi dua yaitu:

1. Etika Filosofi

Etika filosofis secara harfiah dapat dikatakan sebagai etika yang berasal dari kegiatan berfilsafat atau berpikir, yang dilakukan oleh manusia. Karena itu, etika sebenarnya adalah bagian dari filsafat; etika lahir dari filsafat.Etika termasuk dalam filsafat, karena itu berbicara etika tidak dapat dilepaskan dari filsafat. Karena itu, bila ingin mengetahui unsur-unsur etika maka kita harus bertanya juga mengenai unsur-unsur filsafat.

Berikut akan dijelaskan dua sifat etika:

1. Non-empiris. Filsafat digolongkan sebagai ilmu non-empiris. Ilmu empiris adalah ilmu yang didasarkan pada fakta atau yang konkret. Namun filsafat tidaklah demikian, filsafat berusaha melampaui yang konkret dengan seolah-olah menanyakan apa di balik gejala-gejala konkret. Demikian pula dengan etika. Etika tidak hanya berhenti pada apa yang konkret yang secara faktual dilakukan, tetapi bertanya tentang apa yang seharusnya dilakukan atau tidak boleh dilakukan.
2. Cabang-cabang filsafat berbicara mengenai sesuatu “yang ada”. Misalnya filsafat hukum mempelajari apa itu hukum. Akan tetapi etika tidak terbatas pada itu, melainkan bertanya tentang “apa yang harus dilakukan”. Dengan demikian etika sebagai cabang filsafat bersifat praktis karena langsung berhubungan dengan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan manusia. Tetapi ingat bahwa etika bukan praktis dalam arti menyajikan resep-resep siap pakai. Etika tidak bersifat teknis melainkan reflektif. Maksudnya etika hanya menganalisis tema-tema pokok seperti hati nurani, kebebasan, hak dan kewajiban, dsb, sambil melihat teori-teori etika masa lalu untuk menyelidiki kekuatan dan kelemahannya. Diharapakan kita mampu menyusun sendiri argumentasi yang tahan uji.

2. Etika Teologis

Ada dua hal yang perlu diingat berkaitan dengan etika teologis. Pertama, etika teologis bukan hanya milik agama tertentu, melainkan setiap agama dapat memiliki etika teologisnya masing-masing. Kedua, etika teologis merupakan bagian dari etika secara umum, karena itu banyak unsur-unsur di dalamnya yang terdapat dalam etika secara umum, dan dapat dimengerti setelah memahami etika secara umum.

Secara umum, etika teologis dapat didefinisikan sebagai etika yang bertitik tolak dari presuposisi-presuposisi teologis.Definisi tersebut menjadi kriteria pembeda antara etika filosofis dan etika teologis. Di dalam etika Kristen, misalnya, etika teologis adalah etika yang bertitik tolak dari presuposisi-presuposisi tentang Allah atau Yang Ilahi, serta memandang kesusilaan bersumber dari dalam kepercayaan terhadap Allah atau Yang Ilahi. Karena itu, etika teologis disebut juga oleh Jongeneel sebagai etika transenden dan etika teosentris.Etika teologis Kristen memiliki objek yang sama dengan etika secara umum, yaitu tingkah laku manusia. Akan tetapi, tujuan yang hendak dicapainya sedikit berbeda, yaitu mencari apa yang seharusnya dilakukan manusia, dalam hal baik atau buruk, sesuai dengan kehendak Allah.

Setiap agama dapat memiliki etika teologisnya yang unik berdasarkan apa yang diyakini dan menjadi sistem nilai-nilai yang dianutnya. Dalam hal ini, antara agama yang satu dengan yang lain dapat memiliki perbedaan di dalam merumuskan etika teologisnya

• Pengertian Sekretaris

Secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” dari bahasa latin yang artinya rahasia. Kata “secretum” lalu kemudian berubah menjadi kata “secretarius” dalam bahasa Perancis, “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris”. definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

• Tugas Sekretaris

Pada dasarnya tanggung jawab seorang seretaris adalah sama yaitu membantu tugas – tugas pimpinan, baik wanita maupun pria, tidak ada perbedaan diantara keduanya. Tugas dari seorang sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 8 macam sebagai berikut:

1. Tugas – Tugas Rutin

Yaitu tugas – tugas yang harus diselesaikan setiap harinya tanpa menunggu perintah, perhatian khusus maupun pengawasan khusus, diantaranya adalah membuka surat – surat yang masuk, menerima tamu, menyimpan surat / arsip, menangani telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.

2. Tugas – Tugas Khusus

Yaitu tugas – tugas dari pimpinan yang membutuhkan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapat, pertimbangan, dan pengalamannya. Tugas tersebut biasanya diberikan karena ada unsur kepercayaan bahwa sekretaris dapat menyimpan keharasiaan tugas. Semisal membuat konsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat – surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian cindera mata, mengurus perjalanan dinas pimpinan dan sebagainya.

3. Tugas – Tugas Istimewa

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, diantaranya:

• Membetulkan letak alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
• Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasinya
• Bersama – sama atau mewakili seseorang menerima sumbangan – sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lain
• Mengingatkan pimpinan untuk membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
• Menghadiri rapat – rapat dinas, sebagai pedamping selama mengadakan pertemuan bisnis
• Mengadakan pemeriksaan perlatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat – alat dan sarana kantor

4. Tugas Resepsionis

Yaitu sebagai penerima tamu, antara lain:

• Menangani telepon serta mencatat pesan – pesan lewat telepon
• Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
• Mencatat janji –janji untuk pimpinan
• Menyusun kerja sehari – hari pimpinan

5. Tugas Keuangan

Yaitu tugas mengelola keuangan, meliputi:

• Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank
• Membayar rekening – rekening pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
• Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari – hari yang jumlahnya relatif kecil

6. Tugas Sosial

Yaitu tugas amal atau kemasyarakatan, antara lain:

• Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
• Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
• Menyumbang untuk amal

7. Tugas Insidental

Yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu, antara lain:

• Menyiapkan agenda rapat, meyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
• Membuka ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan perusahaan
• Mengoreksi bahan – bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan datar yang di konsep pimpinan
• Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
• Membantu penerbitan intern organisasi

8. Tugas Sekretaris dalam Business Meeting

Yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis.

• Karakteristik Pekerjaan Sekretaris

Seorang sekretaris yang profesional tentunya mempunyai sikap-sikap yang patut untuk diteladani, diantaranya yaitu:

1. Personality diantaranya sabar, tekun disiplin, tidak cepat mnyerah, berpenampilan menarik, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga nama baik perusahaannya.
2. General Knowledge, yaitu memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi terutama yang berkaitan dengan aktivitas di dalam organisasinya.
3. Special Knowledge, yaitu memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris yang berpengalaman.
4. Skill and Technic diantaranya meliputi kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi, dan kearsipan.
5. Praktis, yaitu kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan, dan semuanya yang berhubungan dengan dunia kearsipan.

1. Pembahasan

Berdasarkan teori yang sudah di jelaskan diatas dalam profesi sekretaris terdapat beberapa etika.

• Etika Sekretaris meliputi:

1. Etika Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, sikap, tingkah laku, serta tutur kata dan sapaan kita sangat menetukan kesan apakah kita mempinyai etiket yang baik atau tidak. Tamu akan menilai apakah kita sekretaris yang dapat dibanggakan atau malah dinilai sebagai “duri” yang merusak citra perusahaan. Maka dari itu perlu dipahami beberapa etika pada saat menerima tamu.

• Pertama, bersikap sopan dan tenang terhadap tamu. Jangan terpancing emosi saat menghadapi tamu yang keras kepala.
• Kedua, bersikap ramah dan bersahabat terhadap setiap tamu yang dating tanpa memandang status social atau penampilan fisik.
• Ketiga, usahakan tamu merasa senang, bila harus menunggu jangan sampai tamu merasakan suasana yang membosankan. Sediakan buku bacaan yang dapat menemani tamu selama menunggu.
• Keempat, beri penjelasan yang memuaskan jika pemimpin tidak dapat menemui tamu tapa menyinggung perasaanya.
• Kelima, penampilan kita harus menarik, baik dalam sikap maupun turur kata.
• Keenam, bersikap bijaksana terutama bila kita terpaksa harus menolak tamu.
• Ketujuh, jangan sekali-kali menolak tamu atas inisiatif sendiri atau tanmpa perintah pimpinan.
• Kedelapan, hormatilah tamu dan ekspresikan penyesalan bila kita harus menolak kehadirannya.

2. Etika Bertelepon

Hal terpenting pada saat kita bertelepon hanyalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, juga tidak bernada emosi. Hindari suara yang penuh rayuan atau bernada ringan. Berikut ini beberapa hal yang perlu di perhatikan sehubungan dengan etika bertelepon:

1. Jangan memulai dengan kata “halo”, tetapi langsung menyebutkan nama instansi tempat kita bekerja.
2. Jangan mengggunakan telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon.
3. Berusahalah untuk mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan.
4. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan.
5. Berusahalah muntuk menanggapi maksud pembicaraan dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.
6. Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
7. Apabila kita menelpon, kita harus menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraan.
8. Apabila kita menelpon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara.

3. Etika Berbusana

Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.

4. Etika berbicara,
   Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:
   Jangan ceroboh
   b. Jangan menyinggung perasan orang lain
   c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi
   d. Jangan gemar memuji diri sendiri
   e. Hindari gosip
   f. Jangan memotong pembicaraan
   g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

5. EtikaMendengarkan
   Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
   kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

6. Etika Duduk
   1. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.
   2. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.
   3. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.
   4. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.
   5. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

7. Etika Berjalan

Cara Berjalan yang baik seorang sekretaris adalah :

1. Jangan menyeret- nyeret sepatu.
2. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.
3. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.
4. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,
   sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.
5. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.

8. Etika Makan dan Minum

Cara makan :

1. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.
2. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan
3. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.
4. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.

Cara Minum :

1. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.
2. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.
3. Usahakan jangan sampai tumpah.
4. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.
5. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.
6. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.

Dalam dunia kerja etika-etika tersebut sangatlah perlu untuk diterapkan. Cara menerapkannya adalah dengan selalu melaksanakanya dan menjalankannya. Karena ada pepatah mengatakan pada awalnya di paksa melakukannya, selanjutnya terpaksa melakukannya dan kemudian terbiasa melakukannya dan yang terakhir membuadaya. Jadi bila ingin menerapkan etika tersebut seorang sekretaris harus sering-sering mengamalkannya. Baik itu dalam perusahaan maupun diluar perusahaan agar ia terbiasa.