pengurusan surat masuk penting

PROSEDUR MENGURUS SURAT PENTING MASUK

1.         Penerima Surat

Tugas penerima surat adalah:

a.     Menerima surat dari pos, memeriksa kebenaran alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim.

b.      Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah/nama pejabat).

c.       Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.

d.   Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya). Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.

e.      Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, di balik surat atau sampul surat untuk surat tertutup.

2.       Pencatat surat

Tugas pencatat surat adalah:

a.      Mencatat surat penting pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang digunakan sesuai dengan kebutuhan, sebanyak-banyaknya rangkap 3 dengan warna yang berbeda untuk memudahkan pengendalian.

Misalnya :

§         Putih (lembar 1) untuk penerima/pencatat surat

§         Kuning (lembar II) untuk pengarah surat

§         Merah (lembar III) untuk penata arsip

b.   Mengisi kolom kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu kendali (dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah).

c.       Meneruskan surat beserta 3 kartu kendali kepada pengarah surat.

3.       Pengarah/pengendali surat

Pengarah surat menentukan ke mana surat akan disampaikan. Surat yang disampai kepada pimpinan tertinggi, adalah surat yang berisi masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal lain yang menentukan oleh pimpinan. Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah.

Tugas pengarah/pengendali surat adalah:

1. Menerima surat penting beserta 3 lembar kartu kendali (dari pencatat surat)
2. Memeriksa kebenaran pengisian kartu kendali, dan mengisi kolom.
3. Surat beserta kartu kendali (kuning dan merah lembar II dan III) diteruskan ke unit pengolah.
4. Kartu kendali putih (lembar 1) disimpan oleh pengarah dalam kotak kartu kendali sebagai alat pengendali surat.

#kartu kendali (putih/lembar 1) setelah dikumpulkan selama 1 tahun, dijilid dan fungsinya sebagai “buku agenda” dalam sistem lama.

4.       Unit Pengolah (unit kerja)

Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:

1. Pimpinan unit pengolah.
2. Tata usaha unit pengolah.
3. Pengolah surat/pelaksana sesuai dengan disposisi pimpinan.

Tugas unit pengolah adalah:

1. Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan III)
2. Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali kuning/lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat).
3. Kartu kendali (merah/lembar III) disimpan untuk sementara oleh tata usaha unit pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi lembar disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.

 Tugas pimpinan unit pengolah:

1. Menulis disposisi/instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh tata usaha unit pengolah.
2. Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke tata usaha.
3. Petugas tata usaha menyampaikan surat dan lembar disposisi (lembar 1) pada pengolah/pelaksana untuk memproses surat sesuai dengan disposisi.

Tugas pengolah/pelaksana adalah:

1. Menerima surat, beserta lembar disposisi (lembar 1) yang telah ada disposisi pimpinan, dari tata usaha unit pengolah, kemudian memproses/melaksanakan tugasnya sesuai instruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi.
2. Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan surat ke tata usaha unit pengolah.
3. Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan.
4. Kartu kendali (merah/lembar ke 3) ditukar dengan kartu kendali (kuning/lembar 2 di penata surat), sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses dan telah dikembalikan pada penata arsip.